Qué es y cómo hacer un plan de comunicación infalible para tu empresa

Qué es y cómo hacer un plan de comunicación infalible para tu empresa

¿Sientes que ha llegado el momento de dar a conocer tu negocio? ¿Quieres salir en los medios de comunicación pero no sabes cómo hacerlo? ¿Te gustaría hacer un plan de comunicación para tu empresa pero crees que es demasiado complicado? Nada más lejos de la realidad. Sigue leyendo y averigua cómo conseguirlo. 

Un plan de comunicación es una hoja de ruta en la que se incluyen unos objetivos (tu destino), una estrategia (el mapa) y unas tácticas (rutas) que te ayudarán a conseguir aquello que necesitas para tu empresa, como una mayor visibilidad, un mejor posicionamiento o un aumento de la credibilidad.

Menos es más. No dediques tiempo, dinero y esfuerzo si no sabes si funcionará.

Existen muchas formas de hacer un plan de comunicación, unas más complejas que otras, aunque no por ello más efectivas. Por eso, te propongo probar una forma sencilla, pero muy efectiva, de diseñar uno para tu empresa que seguro te va a ayudar a conseguir tus objetivos.

Pero antes de empezar, me gustaría que dedicaras un minuto a responder a una pregunta:

¿Qué opción de las que aparecen a continuación crees que sería menos costosa y más efectiva a la hora de conseguir posicionar tu empresa, tu producto o servicio, y aumentar su notoriedad?

  1. Escribir notas de prensa sobre tu empresa, productos o servicios y mandarlas a granel a los periodistas: si se les bombardea con ellas seguro que al final acaban sacando algo de mi empresa en su medio de comunicación.
  2. Pagar a un influencer para que hable de mi empresa en redes sociales.
  3. Comenzar diseñando una campaña de comunicación a pequeña escala para averiguar a corto plazo y con un presupuesto reducido qué es lo que realmente tiene que hacer mi empresa para conseguir su objetivo. 

¿Has contestado la respuesta C? ¡Genial! Has elegido la respuesta correcta. Y es que, no hay nada mejor que andar sobre seguro y descubrir qué hay que hacer y cómo hacerlo, antes de invertir tiempo, dinero y esfuerzo. En seguida te cuento cómo diseñar ese plan de comunicación a pequeña escala.

Si te has decantado por alguna de las dos opciones te invito a seguir leyendo y descubrir una forma mucho más apropiada, asequible y eficaz de mejorar la notoriedad y el posicionamiento de tu negocio.

La comunicación «lean», esa gran desconocida

La comunicación «lean» consiste básicamente en una metodología que busca aumentar la efectividad de los planes de comunicación  mediante la realización de experimentos a pequeña escala.

Se trata básicamente de conseguir información relevante que permita completar en base a datos contrastados y no meras suposiciones la premisa que aparece más abajo:

Si me pongo en contacto con el periodista ________, y le cuento mi historia sobre mi empresa/producto/servicio desde el siguiente ángulo _________, y le propongo el recurso____________, puedo conseguir salir en el medio de comunicación ______________.

El ángulo hace referencia a la forma en la que se cuenta una historia, es decir, el enfoque que se le da. Por ejemplo, al vender un coche podemos centrarnos en la potencia, en la velocidad que puede alcanzar o en el consumo que tiene. Otra forma de vender el coche podría ser hablar de su diseño, de su aspecto moderno y actual, de su aerodinámica, de su seguridad y estabilidad en las curvas, etc. Otra forma de venderlo podría ser la calidad de sus componentes, o el país de fabricación, su motor híbrido o eléctrico, etc. Lo importante es saber cuál de esas historias, cuál de esas formas de contar la misma historia interesa y llama más la atención a los periodistas y a nuestros clientes actuales o potenciales.

A diferencia del ángulo, un recurso es un elemento que pueden darle vida a la historia y hacerla más noticiosa, más relevante e interesante. Volviendo al ejemplo del coche, un recurso podría ser una entrevista con un ingeniero de la compañía que hablara del motor y de cómo lo han hecho, o un diseñador de la compañía hablando de las pruebas que se han hecho en el túnel de viento de la compañía, o un experto en medioambiente hablando sobre la importancia de comprar un coche eléctrico para poder reducir las emisiones y el impacto medioambiental de los vehículos, la opinión de un experto en automoción que no trabaje para la marca, etc.

También hay que tener muy en cuenta el tipo de medio al que queremos «seducir» con nuestra historia. Dependiendo de a quién nos dirijamos deberemos contarla de una forma o de otra. Es decir, si quieres que publiquen una noticia o artículo sobre tu marca o producto en una revista especializada en coches, quizás te interese construir tu historia hablando sobre las prestaciones del coche que vendes y de su calidad. Mientras que si quieres salir en una revista especializada en tendencias y «lifestyle», quizá te interese más hablar sobre su diseño y el compromiso de la marca con el medioambiente.

Entre otras muchas cosas, utilizar la metodología «lean» para crear tu plan de comunicación te puede ayudar a:

  1. Descubrir cuáles son los medios de comunicación más apropiados para comunicar tu mensaje, y en los que más posibilidades tienes de salir.
  2. Averiguar cuál es el mejor ángulo para contar su historia a su público objetivo de forma que sea interesante y relevante para él.

Si te interesa, aquí tienes más información sobre comunicación lean.

Cómo hacer un plan de comunicación en 1 hoja paso a paso

El plan de comunicación lean debe constar de 4 pasos:

  1. Definición de objetivos: ¿Qué quieres conseguir? ¿Cuál quieres que sea el resultado?
  2. Descripción de la hipótesis de partida
  3. Descripción de variables a comprobar (validar o desmentir) con la micro-campaña
  4. Definición de KPIs

Ahora que ya sabes cuáles son las áreas que debes tener en cuenta te sugiero que cojas lápiz y papel y empieces a rellenar el modelo de plan de comunicación «lean» de tu empresa.

1. OBJETIVO DEL PLAN: En este área debes incluir una definición de tu objetivo y el plazo en el que debes conseguirlo.

Debes tener un único objetivo por plan, y debes ser capaz de definirlo de forma clara, concreta y concisa, en una sola frase si es posible. Para que te resulte más fácil responde a la pregunta, ¿qué es lo que quiero conseguir? ¿Cuál quiero que sea el resultado de mi campaña de comunicación? Ej. Mejorar la visibilidad de mi empresa, dar a conocer un nuevo producto o servicio a mis potenciales clientes, posicionarme como un referente en el sector… Y recuerda, los objetivos deben ser SMART, es decir, específicos, medibles, realistas, relevantes y a conseguir en un plazo de tiempo determinado.

En el caso de la metodología “lean”, se trata de conseguir información útil y práctica a corto plazo que permita ajustar el rumbo y reducir el gasto. Por ello, lo más recomendable es poner plazos de entre 30, 60 o 90 días.

2. HIPÓTESIS DE PARTIDA: Describe en ese espacio la que es tu hipótesis de partida.

Para definir la hipótesis de partida, esa creencia que tendremos que confirmar o desmentir con el plan, sólo tenemos que completar la frase que aparece a continuación, y que aparecía en el apartado anterior como premisa.

Si me pongo en contacto con el periodista ________, y le cuento mi historia sobre mi empresa/producto/servicio desde el siguiente ángulo _________, y le propongo el recurso ____________, puedo conseguir salir en el medio de comunicación ______________.

Para poder comprobar la efectividad de un determinado ángulo o recurso tendrás que hacer varias pruebas. Es decir, contactar con diferentes periodistas de medios de comunicación similares y probar si la forma en la que estás contando tu historia es relevante para ellos. De no ser así, averigua por qué.

3. Descripción de variables

Con cada micro-experimento (micro-campaña) deberás averiguar la efectividad de las siguiente variables:

  • Los medios de comunicación y los periodistas a los que te vas a dirigir y que necesitarás para conseguir tu objetivo: necesitas tener en cuenta que deben ser periodistas y medios de comunicación cuya audiencia encaje con el perfil del público al que quieres llegar. Es decir, si volvemos a utilizar el caso del coche como ejemplo, no tendría mucho sentido que te pusieras en contacto con un/a periodista de un medio especializado en moda femenina y de tendencias si tus clientes potenciales son hombres de negocios de mediana edad interesados en coches de gran cilindrada.
    • Conoce lo más a fondo posible que puedas los medios de comunicación de tu sector. ¿Qué periódicos o revistas leen tus clientes o clientes potenciales? ¿Qué emisoras de radio escuchan? ¿Qué programas conectan más con ellos? ¿Qué canales de tv tienen programas en los podría aparecer tu empresa/producto o servicio?
    • Es muy importante tener una buena relación con los medios y periodistas, que conozcan tu empresa y sepan quién eres, para conseguir un buen resultado. Cuanto más y mejor les conozcas, más fácil te resultará establecer una relación beneficiosa para ambas partes (ofreciéndoles el tipo de contenidos que están buscando para sus medios). Para ello, sería conveniente que desarrollaras, si no lo has hecho ya, un plan de relaciones públicas para mejorar tu relación con periodistas clave.
  • El ángulo que vas a utilizar para contar tu historia: Piensa en el enfoque que vas a utilizar para contar tu historia y que crees que va a interesar y enganchar más a tu público objetivo.
    • Escribe varias opciones (ángulos) que te gustaría probar, no te quedes sólo con una.
    • Ten muy en cuenta el feedback que recibas de cada periodista con el que hables. Sus comentarios y opiniones sobre la forma de presentar tus historias, lo que puede funcionar mejor en sus medios y los recursos que más les puede interesar a la hora de publicar la información te debe servir como referencia y aprendizaje para las campañas que realices en el futuro.
    • Ve realizando ajustes en función de los resultados de cada experimento que realices. Al fin y al cabo, de eso se trata, de averiguar lo que mejor funciona a la hora de comunicar y promocionar tu negocio.
  • El momento en el que vas a llevar a cabo tu campaña de comunicación: la fecha en la que decidas realizar la comunicación sobre tu empresa o servicio puede tener una gran importancia y un impacto notable en el resultado. ¿Hay algún tipo de acontecimiento que puedas utilizar como “percha” (excusa) para hablar de tu producto o servicio? Si es así, aprovéchalo. Ten en cuenta también los eventos, noticias o acontecimientos que puedan afectar negativamente a tu campaña.
    • Prepara un calendario editorial (a ser posible trimestral para poder realizar una previsión a más largo plazo), y fija las mejores fechas para realizar tus campañas de comunicación. Investiga y piensa en eventos, actos, días especiales, etc. que puedan influir y tener un impacto en tus acciones de comunicación, ya sea de forma positiva o negativa.
  • Los recursos adicionales: ¿qué elementos puedes añadir a tu historia para que la hagan más atractiva para los periodistas y para tu público objetivo (clientes o clientes potenciales)?
    • Ponte en la piel de la audiencia a la que diriges tu campaña. ¿Qué les gustaría ver, leer, sentir, etc?
  • DEFINE LOS KPIs: ¿Cómo medirás el éxito de la campaña de comunicación?

Tan importante como fijar el objetivo de tu campaña de la forma más clara, específica y realista posible es fijar los KPIs. Los KPIs (Key Performance Indicators) son, los datos que te permitirán analizar el resultado de tu plan. Los KPIs, al igual que los objetivos, deben ser SMART, o lo que es lo mismo: ESPECÍFICOS, MEDIBLES, ALCANZABLES, RELEVANTES Y EN UN TIEMPO DETERMINADO.

Con estos elementos ya estás en disposición de crear tu propio plan de comunicación y empezar a realizar las pruebas necesarias para conseguir tu objetivo. Y recuerda, lo que diferencia a la comunicación lean de la comunicación tradicional es su metodología. Se trata de experimentar para obtener información validada y útil para poder realizar campañas en base a datos, hechos contratados, en lugar de suposiciones.